Conditions Générales de Vente

Article 1 — Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent les relations contractuelles entre LEO LIBRA, Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) immatriculée au RCS de Beauvais sous le numéro 947 746 830, dont le siège est situé 18 rue Principale, 60360 Viefvillers(ci-après « l'Éditeur ») et tout professionnel souscrivant à l'accès au logiciel Okapia OS en mode SaaS (ci-après « le Client »).

Elles s'appliquent à l'exclusion de toute autre condition, et notamment des conditions générales d'achat du Client. Elles prévalent sur tout document antérieur ou contradictoire.

Article 2 — Définitions

• Service: accès en mode SaaS au logiciel Okapia OS, hébergé par l'Éditeur, incluant les modules souscrits, les mises à jour et le support définis dans l'Offre.
• Offre: l'abonnement choisi par le Client (Starter, PME, Pro ou Sur mesure) tel que décrit sur le site https://okapia-os.com/tarifs.
• Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder au Service dans la limite du nombre de licences souscrites.
• Données Client: l'ensemble des données saisies, importées ou générées par le Client et ses Utilisateurs dans le Service.

Article 3 — Acceptation des CGV

La souscription à l'une des Offres, par formulaire en ligne, devis signé ou bon de commande, vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le Client déclare avoir la capacité juridique de contracter au nom de son organisation.

Article 4 — Description du Service

Le Service comprend :

• L'accès en ligne au logiciel Okapia OS et à l'ensemble de ses modules (pont-bascule, BSD, ICPE, bennes, facturation, QHSE, portails…) ;
• L'hébergement des Données Client en France chez OVH ;
• Les mises à jour correctives et évolutives incluses ;
• Le support selon le niveau défini dans l'Offre ;
• La formation initiale incluse selon le forfait d'heures de l'Offre ;
• La migration des données depuis l'ancien système du Client (selon compatibilité et périmètre convenu lors de la mise en service).

L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer le Service, d'ajouter ou de modifier des fonctionnalités, sans que cela ne constitue une modification substantielle affectant les obligations essentielles du Client.

Article 5 — Tarifs et modalités de paiement

5.1 Tarifs

Les prix sont exprimés en euros hors taxes (HT). La TVA applicable au taux en vigueur s'ajoute au montant HT. Les tarifs en vigueur sont publiés sur le site https://okapia-os.com/tarifs :

• Offre Starter (1 à 3 utilisateurs) : 329 € HT/mois en facturation mensuelle.
• Offre PME (4 à 10 utilisateurs) : 489 € HT/mois en facturation mensuelle.
• Offre Pro (11 à 25 utilisateurs) : 899 € HT/mois en facturation mensuelle.
• Offre Sur mesure (25 utilisateurs et plus) : sur devis.

En cas d'abonnement annuel, le Client est facturé l'équivalent de 11 mois et bénéficie de 12 mois d'accès (1 mois offert). Le montant annuel est exigible en une seule fois en début de période.

5.2 Révision des tarifs

L'Éditeur se réserve le droit de modifier ses tarifs une fois par an, au minimum 60 jours avant la date d'effet. En cas de désaccord, le Client peut résilier son abonnement avant l'entrée en vigueur des nouveaux tarifs, conformément à l'article 9.

5.3 Facturation et paiement

Les factures sont émises mensuellement (abonnement mensuel) ou en début de période (abonnement annuel). Sauf accord contraire, le règlement est dû à 30 jours nets à compter de la date d'émission de la facture, par virement bancaire.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable : (i) des pénalités de retard calculées au taux égal à 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur, appliquées dès le premier jour de retard ; (ii) une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € conformément aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce.

5.4 Essai gratuit

L'Éditeur peut proposer un accès gratuit limité à 1 utilisateur pendant une durée de 7 jours calendaires, sans engagement. À l'issue de cette période d'essai, le Service est suspendu automatiquement sauf souscription à une Offre payante. Les Données Client saisies pendant l'essai sont conservées 15 jours supplémentaires puis supprimées.

Article 6 — Durée et renouvellement

L'abonnement prend effet à la date de mise en service effective du Service. Il est souscrit sans durée minimale d'engagement pour les offres mensuelles, et pour 12 mois pour les offres annuelles.

L'abonnement annuel se renouvelle tacitement par période d'un an, sauf résiliation notifiée au moins 30 jours avant l'échéance. L'abonnement mensuel se renouvelle tacitement de mois en mois.

Article 7 — Obligations de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à :

• Mettre le Service à disposition du Client avec le soin raisonnable d'un prestataire professionnel ;
• Héberger les Données Client exclusivement en France ;
• Assurer la maintenance corrective du Service ;
• Informer le Client de toute indisponibilité programmée au moins 48 h à l'avance, sauf urgence ;
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Client.

L'Éditeur s'efforce de maintenir le Service disponible 24 h/24, 7 j/7, hors maintenances planifiées et cas de force majeure. Aucun engagement de taux de disponibilité (SLA) n'est garanti, sauf stipulation expresse dans un contrat spécifique.

Article 8 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Utiliser le Service conformément aux Conditions Générales d'Utilisation (CGU) et à la destination prévue ;
• Ne pas partager les identifiants de connexion entre plusieurs personnes ; chaque licence est nominative ;
• Maintenir à jour ses informations de facturation et de contact ;
• Régler les factures dans les délais convenus ;
• S'assurer que les Données Client qu'il saisit ou importe respectent la législation en vigueur, notamment les réglementations environnementales (BSD, ICPE, registres déchets) qu'il est seul responsable de tenir.

Article 9 — Résiliation

9.1 Résiliation à l'initiative du Client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, avec un préavis de 30 jours calendaires, en adressant une demande écrite à contact@okapia-os.com. Les sommes déjà versées ne sont pas remboursées, y compris pour la fraction non consommée d'un abonnement annuel prépayé, sauf faute avérée de l'Éditeur.

9.2 Résiliation à l'initiative de l'Éditeur

L'Éditeur peut suspendre ou résilier le Service sans préavis en cas de manquement grave du Client (défaut de paiement persistant, utilisation frauduleuse, atteinte à la sécurité du Service). En dehors de ces cas, l'Éditeur respecte un préavis de 60 jours.

9.3 Effets de la résiliation

À l'issue du préavis, l'accès au Service est coupé. Le Client dispose de 30 jours pour exporter ses Données Client. L'Éditeur met à disposition un export au format standard (CSV / PDF). Passé ce délai, les données sont supprimées.

Article 10 — Responsabilité et limitation

L'Éditeur est soumis à une obligation de moyens. Il ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (manque à gagner, perte de données résultant d'une faute du Client, perte d'exploitation…) ni des préjudices résultant d'une utilisation non conforme du Service.

La responsabilité totale de l'Éditeur, toutes causes confondues, est plafonnée aux sommes effectivement versées par le Client au cours des 12 mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation.

Important :Okapia OS est un outil de gestion qui aide le Client à préparer et suivre ses obligations réglementaires (BSD, ICPE, déclarations…). Le Client demeure seul responsable de la conformité de ses opérations vis-à-vis des autorités compétentes. L'Éditeur ne se substitue pas à l'exploitant dans ses obligations légales.

Article 11 — Propriété intellectuelle

Le logiciel Okapia OS, son code source, ses interfaces, ses bases de données et toute documentation associée sont et demeurent la propriété exclusive de LEO LIBRA. La souscription à une Offre ne confère au Client qu'un droit d'usage personnel, non exclusif, non transférable et révocable.

Les Données Client restent la propriété exclusive du Client. L'Éditeur ne les utilise qu'aux fins de l'exécution du Service. Les données agrégées et anonymisées peuvent être utilisées par l'Éditeur à des fins statistiques.

Article 12 — Données personnelles

Dans le cadre du Service, l'Éditeur traite des données personnelles en qualité de sous-traitant pour le compte du Client (données des salariés, clients, fournisseurs…) et en qualité de responsable de traitement pour les données des contacts commerciaux du Client. Les modalités complètes sont décrites dans la Politique de confidentialité.

Un accord de sous-traitance (DPA) peut être conclu sur demande à contact@okapia-os.com.

Article 13 — Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (catastrophe naturelle, cyberattaque d'ampleur nationale, coupure réseau de l'opérateur hébergeur…). La partie affectée doit en informer l'autre dans les meilleurs délais. Si l'événement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Article 14 — Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties s'engagent à tenter de trouver une solution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut, le litige sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Beauvais, même en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Article 15 — Dispositions diverses

Si l'une des stipulations des présentes CGV est reconnue nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent pleinement en vigueur. L'Éditeur peut modifier les présentes CGV avec un préavis de 30 jours. La poursuite de l'abonnement après cette période vaut acceptation des nouvelles CGV.

Pour toute question : contact@okapia-os.com.